건물관리업체 계약 전에
무엇을 확인해야 할까

계약에서 가장 먼저 확인해야 할 것은 "어디를, 얼마나 자주 보는가"입니다.

방문 범위 다음으로 확인해야 할 것은 "발견한 뒤 무엇을 하는가"입니다.

• 업무 범위. 청소 포함 여부, 시설 점검 범위, 소모품 교체 포함 여부, 간단한 수리 직접 수행 여부 등을 구체적으로 적습니다.
• 민원 전달 방식. 임차인이 민원을 어디로 전달하는지(전화, 문자, 앱 등), 접수 후 업체가 어디까지 대응하는지를 정합니다.
• 시설 문제 처리 절차. 문제 발견 → 건물주 알림 → 견적 확인 → 승인 → 작업 → 완료 확인의 각 단계를 누가 수행하는지 적습니다.
• 수리업체 연결 범위. 업체가 협력업체를 선정하는지, 건물주가 미리 정한 업체 목록이 있는지, 새로운 업체를 부를 때 사전 승인이 필요한지를 확인합니다.

관리가 제대로 되고 있는지 확인하는 수단이 보고입니다. 보고 체계가 정해져 있지 않으면 관리비를 내면서 무엇을 했는지 알 수 없는 상태가 됩니다.

• 정기 보고. 월 단위 또는 분기 단위로 정리된 보고서가 오는지와, 보고서에 무엇이 포함되는지를 확인합니다. 방문 기록, 사진, 조치 내역, 예정 작업이 포함되어야 합니다.
• 이상 발생 시 안내. 긴급하거나 중요한 문제가 발견되면 즉시 알리는 절차가 있는지 확인합니다.
• 긴급 상황 연락. 야간·주말에 긴급 상황이 생겼을 때 연락할 번호와 대응 절차를 정합니다.
• 작업 완료 확인. 수리 작업 후 결과물을 어떻게 확인하고 기록하는지를 정합니다.

계약 기간 중에 예상하지 않은 업무가 생길 수 있습니다. 이 부분을 미리 정해 두면 나중에 비용 분쟁을 줄일 수 있습니다.

• 추가 업무 비용 기준. 계약 범위에 포함되지 않은 작업을 추가로 요청할 때 비용을 어떻게 산정하는지를 정합니다.
• 계약 변경. 관리 범위를 중간에 바꾸거나 방문 횟수를 조정할 때 어떻게 처리하는지를 확인합니다.
• 계약 종료 조건. 계약을 마무리할 때 사전 통지 기간, 위약금 조건, 해지 절차를 확인합니다.
• 인수인계. 계약 종료 시 설비 목록, 점검 기록, 업체 연락처, 도면 등을 어떻게 인계하는지를 첫 계약에 적어 둡니다.

나갈 때 안 주는 업체는 들어올 때도 안 받습니다. 인수인계 조건은 첫 계약서에 반드시 포함해야 합니다.